Met automatische transcriptie en rapportage biedt Report X een geheel vernieuwde manier om gesprekken vast te leggen en geautomatiseerd te verwerken tot een (concept-) rapportage. In plaats van de aandacht te verdelen tussen het voeren van een gesprek en het maken van aantekeningen, kunnen adviseurs zich volledig richten op de gesprekspartner.
Report X transcribeert het gesprek automatisch en gebruikt AI om het transcript om te zetten in een gestructureerd conceptrapport. De adviseur houdt daarbij tijdens het hele proces de controle: van de opname en het transcript tot de informatie die uiteindelijk in de rapportage wordt opgenomen
Voor wie is deze functie bedoeld?
Automatische transcriptie en rapportage is bedoeld voor organisaties waar rapportages gebaseerd zijn op gesprekken, interviews of bezoeken. De functie is vooral waardevol wanneer adviseurs tijdens deze gesprekken normaal gesproken veel aantekeningen moeten maken.
In plaats van tijdens het gesprek voortdurend informatie handmatig vast te leggen, kunnen adviseurs een natuurlijk gesprek voeren terwijl Report X de informatie op de achtergrond vastlegt en structureert.
Dit kan organisaties helpen om:
Administratief werk te verminderen door gesproken gesprekken automatisch om te zetten in geschreven tekst.
Meer informatie vast te leggen doordat adviseurs zich op het gesprek kunnen richten in plaats van voortdurend aantekeningen te maken.
De consistentie van rapportages te verbeteren door het gesprek om te zetten in een gestructureerde rapportage.
Controle en transparantie te behouden omdat de adviseur het transcript kan controleren en corrigeren voordat een rapportage wordt gegenereerd.
Rapporteren eenvoudiger te maken voor niet-technische gebruikers met een eenvoudige werkwijze waarbij het gesprek, de vragen en de transcriptie duidelijk zichtbaar blijven.
De functie is daarmee vooral geschikt voor organisaties waar zowel de kwaliteit van het gesprek als de kwaliteit van de uiteindelijke rapportage belangrijk is. AI ondersteunt bij het vastleggen en structureren van de informatie. De adviseur bepaalt altijd wat uiteindelijk in de rapportage wordt opgenomen.
Hoe gebruikt u deze functie?
De functie wordt eerst ingesteld door de bedrijfsbeheerder. Daarna kunnen adviseurs deze gebruiken als onderdeel van hun normale onderzoeksproces.
Voor organisatiebeheerders
Bij het aanmaken van een nieuwe vragenlijst kan de beheerder AI Vragenlijst als type vragenlijst selecteren. De beheerder stelt het onderdeel voor toestemming in, bepaalt de eerste toestemmingsvragen en voegt de onderdelen en verplichte vragen toe die het gesprek moeten begeleiden.
De beheerder kan ook de AI-prompt voor de rapportage bekijken en aanpassen via de knop „AI-instellingen”. Deze bepaalt hoe het gesprek wordt omgezet in de uiteindelijke rapportage.
Zodra de vragenlijst is ingesteld en opgeslagen, kan deze op dezelfde manier als andere typen vragenlijsten voor onderzoeken worden gebruikt.
Voor adviseurs
Wanneer een adviseur een gesprek met automatische transcriptie en rapportage start, staat het gesprek centraal in plaats van het invullen van een vragenlijst.
De adviseur beantwoordt eerst de verplichte toestemmings- en goedkeuringsvragen. De opname kan pas starten nadat alle verplichte toestemmingsvragen zijn beantwoord.
Daarna start de adviseur het gesprek met de duidelijke knop Opname starten. Het gesprek wordt live getranscribeerd, terwijl de adviseur de relevante vragen naast het transcript kan zien. Verplichte vragen worden duidelijk gemarkeerd, zodat de adviseur kan bijhouden welke onderwerpen nog moeten worden besproken.
Tijdens het gesprek houdt de adviseur de controle en kan de opname pauzeren, hervatten of stoppen. Vragen kunnen worden afgevinkt zodra ze zijn behandeld.
Na het gesprek kan de adviseur het transcript controleren, correcties aanbrengen en namen aan de sprekers toewijzen. De adviseur kan ook zien welke vragen zijn beantwoord en bepalen of informatie zoals een samenvatting of vervolgacties in de rapportage moet worden opgenomen.
Nadat het transcript is gecontroleerd, gebruikt Report X AI om een gestructureerd concept van de rapportage te genereren, inclusief de relevante onderdelen van de vragenlijst, informatie uit het interview en vervolgacties.
De adviseur controleert vervolgens de gegenereerde rapportage door te selecteren welke vragen en informatie moeten worden opgenomen, voordat de definitieve rapportage via het bestaande Report X-proces wordt ingediend.
De adviseur houdt tijdens het hele proces de controle: AI verzorgt de transcriptie en het genereren van de rapportage, terwijl de adviseur natuurlijke gesprekken kan voeren en bepaalt welke informatie in de uiteindelijke rapportage wordt opgenomen.