Veel organisaties besteden nog steeds veel tijd aan het handmatig opstellen van brieven, samenvattingen, besluiten of standaardrapportages nadat een onderzoek is afgerond. Vaak betekent dit dat informatie uit verschillende systemen wordt gekopieerd naar Word-sjablonen, teksten handmatig worden aangepast en gecontroleerd moet worden of alle benodigde informatie correct is opgenomen.
Met dit nieuwe type rapport en brief sjabloon kunt u vragenlijsten maken in de vorm van een rapport. Dit is ideaal voor rapportages die meer tekstuele toelichting of formele communicatie vereisen. In plaats van een standaardvragenlijst met losse velden, kunt u een doorlopende tekst maken die automatisch wordt gevuld met informatie uit antwoorden die tijdens onderzoeken zijn verzameld.
Dit is een belangrijke stap richting meer efficiëntie en consistentie: brieven of vaste rapportage formats hoeven niet langer handmatig buiten het systeem te worden gemaakt. Beheerders kunnen één standaardbrief opstellen die vervolgens door adviseurs kan worden gebruikt.
Wilt u ontdekken hoe deze sjablonen de werkprocessen binnen uw organisatie kunnen ondersteunen? Neem dan contact met ons op via helpdesk@montr.nl.
Voor wie is deze functie bedoeld?
Gemeenten en sociale diensten
Genereer met één klik consistente cliëntcommunicatie, bevestigingsbrieven, bezoekverslagen of onderzoeksrapportages op basis van verzamelde gegevens.
Managers en teamleiders
Zorg voor consistente communicatie en rapportagekwaliteit binnen de organisatie en verminder handmatig administratief werk.
Adviseurs en buitendienstmedewerker
Besteed minder tijd aan het opnieuw verwerken van informatie na een bezoek en focus meer op het onderzoek zelf.
Organisaties met compliance- of auditvereisten
Zorg dat rapportages en brieven altijd dezelfde structuur volgen en alle verplichte informatie bevatten.
Omdat de documentstructuur vooraf is vastgelegd, werken teams consistenter en wordt de kans op ontbrekende informatie kleiner. In plaats van documenten handmatig op te stellen na ieder onderzoek, werken teams vanuit één geïntegreerd proces - van onderzoek tot definitieve rapportage.
Hoe werkt het?
De vragenlijst blijft de basis van Report X. Bij het aanmaken van een vragenlijst kunnen beheerders nu kiezen uit meerdere typen vragenlijsten, afhankelijk van de gewenste werkwijze en output.
'Normaal' vragenlijst
Wordt gebruikt voor standaardonderzoeken en flexibele rapportageprocessen. Bevat reguliere secties per groep vragen en wordt gegenereerd in een vraag-en-antwoordstructuur.
Brief- en rapportsjabloon vragenlijst
Ontworpen voor het maken van gestructureerde brieven en rapporten direct binnen de applicatie. Beheerders definiëren vaste teksten en plaatsen dynamische antwoordvelden in de tekst. Tijdens het onderzoek vullen adviseurs de benodigde antwoorden in en genereert het systeem automatisch de definitieve rapport.
Het verschil tussen een brief- en rapportsjabloon vragenlijst zit alleen in rapporttitels en headers.
In de praktijk het proces werkt eenvoudig:
Beheerders maken een vragenlijststructuur met vaste teksten en dynamische velden
Adviseurs voeren onderzoeken uit zoals gebruikelijk
Antwoorden worden automatisch ingevuld in de vooraf ingestelde documentstructuur
De uiteindelijke output wordt direct in de applicatie gegenereerd
Rapportages kunnen vervolgens als professionele PDF-documenten worden geëxporteerd
Deze werkwijze vermindert repetitief werk aanzienlijk en helpt organisaties om met minder handmatig werk consistente en professionele communicatie op te stellen.
Wilt u ontdekken hoe deze nieuwe functionaliteit de werkprocessen binnen uw organisatie kan ondersteunen? Neem dan contact met ons op via helpdesk@montr.nl.
🧭 Lees de instructies
Begin op de vragenlijstenlijst:
Klik op de blauwe knop "Maak vragenlijst"
Vul basisinformatie in voor de vragenlijst, zoals naam en rapporttitel. U kunt kiezen uit de volgende typen vragenlijsten: Normaal, Brief en Sjabloon (Rapport).Klik op de blauwe knop "Bewerk vragenlijst"
Nu kunt u uw sectie zoals gebruikelijk toevoegen. Klik op "Voeg sectie toe" en geef de naam op.Begin nu met de inhoud van uw rapport of brief. U kunt de tekst kopiëren en plakken en vervolgens met behulp van de werkbalk van de teksteditor.
De belangrijkste stap is het opstellen van goede vragen, zodat het invullen voor de consulent efficiënt verloopt.
Stel vragen (stappen) op met behulp van vraagtypen zoals tekst, meerkeuzevragen, datum, enz. We raden aan de vragen een instructieve titel te geven.