Wie kan deze functie gebruiken?
De Automatische ID-lezer (AI-herkenning) is ontworpen voor gebruikers die tijdens een onderzoek regelmatig persoonsgegevens moeten registreren. De functie is vooral waardevol wanneer identiteitsgegevens nauwkeurig en snel moeten worden vastgelegd.
Tijdens bezoek aan huis moeten consulenten vaak handmatig informatie invoeren, zoals de naam van een persoon, geboortedatum of documentnummer van een identiteitskaart of paspoort. Dit proces kan tijdrovend zijn en vergroot de kans op typefouten.
Door identiteitsdocumenten automatisch uit te lezen, haalt het systeem de gegevens rechtstreeks uit het ID-document en vult het de relevante velden in het onderzoek in. Veel moderne identiteitsdocumenten bevatten machine-leesbare zones of chips, waardoor hun gegevens digitaal kunnen worden gescand en verwerkt. Dit vermindert handmatige invoer en fouten aanzienlijk.
De AI-herkenning helpt consulenten om identiteitsinformatie sneller en met minder fouten te verzamelen, zodat zij zich meer kunnen richten op het onderzoek zelf.
Consulenten verminderen tijdrovend handmatig typen van persoonsgegevens van een ID-document, wat leidt tot minder fouten.
Het zorgt ervoor dat identiteitsgegevens nauwkeurig worden geregistreerd en verminderen de noodzaak voor correcties.
Voor organisaties zorgt het voor standaardisatie in de manier waarop identificatiegegevens binnen het team worden vastgelegd en versnelt het de werkprocessen tijdens veldbezoeken.
Hoe gebruikt u deze functie?
Met deze functie kunnen persoonsgegevens van één of meerdere personen snel en eenvoudig worden toegevoegd. Beheerders kunnen tijdens het maken van een vragenlijst eenvoudig aangeven welke velden met persoonsgegevens zichtbaar zijn voor verslaggevers en moeten worden ingevuld.
Daarnaast kunnen beheerders kiezen tussen velden die automatisch kunnen worden ingevuld (met behulp van een AI-herkenningstool) en aangepaste velden. Wanneer de optie “Selecteer AI herkende velden” wordt geselecteerd, kan de beheerder uit een lijst bepalen welke velden automatisch moeten worden herkend.
De bovenstaande schermafbeeldingen zijn afkomstig uit de beheerinterface. Als u dit wilt implementeren in een nieuwe vragenlijst of een bestaande vragenlijst wilt aanpassen, neem dan contact op met de collega die de vragenlijsten beheert of stuur een bericht naar helpdesk@montr.nl.
Deze functie maakt het voor consulenten mogelijk om persoonsgegevens van ID-documenten in enkele eenvoudige stappen over te nemen:
Tijdens het invullen van een onderzoek kunnen consulenten de optie AI-herkenning gebruiken binnen het vraagtype Persoonlijke Gegevens.
Voer een naam in – dit kan ook een generieke naam zijn zoals ‘Person 1’ – en kies vervolgens of u de persoonsgegevens handmatig wilt invoeren of een foto van het ID-document wilt uploaden of maken om de gegevens te laten uitlezen.
Wanneer “Maak foto” wordt gekozen in plaats van handmatige invoer, scant de consulent met de camera van het apparaat de voor- en achterkant van het identiteitsdocument (een internationaal paspoort, EU-identiteitskaart, EU-rijbewijs of Nederlandse verblijfsvergunning). De gebruiker wordt hierbij stap voor stap begeleid.
Het systeem leest de gegevens van het document en vult automatisch de relevante velden in (indien zichtbaar op het document), zoals naam of geboortedatum. Voor de volledigheid: een actieve internetverbinding is vereist.
De consulent kan vervolgens de uitgelezen informatie controleren en het onderzoek zoals gebruikelijk voortzetten. Het wordt altijd aanbevolen om te controleren of de gegevens correct zijn uitgelezen en verwerkt.
De foto van het ID-document wordt niet opgeslagen en na verwerking verwijderd.
Omdat dit een geautomatiseerd proces is, is het volgende nodig voor een snelle en betrouwbare verwerking:
Zorg dat de foto scherp is.
Zowel de voor- als achterkant van het ID-document moeten worden gefotografeerd.
De voor- en achterkant moeten in dezelfde positie worden gefotografeerd (de achterkant dus niet ondersteboven of verticaal).
De foto moet een neutrale achtergrond hebben (dus geen andere documenten op de achtergrond).
De foto van het ID-document mag niet ingezoomd zijn (niet te dicht bij genomen).
Als de foto van slechte kwaliteit is en de applicatie moeite heeft met het uitlezen van de persoonsgegevens, waardoor de kans op correcte herkenning afneemt, verschijnt er een waarschuwing in rode tekst.
Hoe zit het met privacy?
Wanneer u een document (zoals een ID-bewijs) uploadt, zorgen wij ervoor dat uw gegevens veilig en zorgvuldig worden verwerkt. Hieronder leggen we in duidelijke taal uit hoe dat werkt.
Veilige toegang
Alleen Montr heeft toegang tot de verwerkingsdienst. Dit gebeurt via een beveiligde sleutel (een soort digitale toegangscode). Zonder deze sleutel kan niemand bij de gegevens of de dienst.
Verwerking binnen Europa
Uw gegevens worden verwerkt in een datacentrum in West-Europa (Nederland). Dit betekent dat uw data binnen de Europese privacyregels (AVG/GDPR) blijft.
Beveiliging tijdens verzending
Alle gegevens die worden verstuurd (bijvoorbeeld bij het uploaden van een document) zijn versleuteld. Dit is vergelijkbaar met de beveiliging van internetbankieren, zodat niemand kan meekijken.
Wat gebeurt er met uw document?
Wanneer u een foto van een document uploadt:
wordt de tekst automatisch uitgelezen,
worden belangrijke gegevens herkend (zoals naam of documentnummer),
en wordt de structuur van het document geanalyseerd.
Deze verwerking gebeurt volledig automatisch.
Tijdelijke en versleutelde opslag
De gegevens worden tijdelijk en versleuteld opgeslagen, zodat ze veilig verwerkt kunnen worden. Alleen Montr kan deze gegevens ophalen met dezelfde beveiligde toegang.
Geen hergebruik van uw data
Uw gegevens worden:
niet gebruikt om systemen te trainen,
niet gedeeld met derden,
en niet voor andere doeleinden gebruikt.
Automatisch verwijderen
Alle verwerkte gegevens worden binnen 24 uur automatisch verwijderd.