Zou het niet mooi zijn als u het hele gesprek dat u voert woord voor woord automatisch kunt laten uitwerken?
Voor veel werkprocessen geldt tegenwoordig dat er bijvoorbeeld in bezwaar en of beroepsprocedures steeds strenger gekeken wordt naar hetgeen daadwerkelijk is vastgelegd. Iets mondeling toezeggen is in tegenstelling tot vroeger lang niet altijd meer afdoende.
Maar we horen u denken, 'een gespreksverslag uitwerken kost me uren, die tijd heb ik niet...'.
Om onze gebruikers hiermee te helpen en daarmee meteen een aanzienlijke tijdsbesparing te bieden beschikt de Montr app sinds enige tijd over een transcriptie functionaliteit. Dit betekent dat u een geluidsopname van een gesprek woord voor woord, letterlijk kunt laten uitwerken. En nog mooier, de spreker van iedere zin wordt hierbij ook vermeld.
Hoe werkt dit dan? De eerste stap is het maken van de geluidsopname. Dit doet u bijvoorbeeld eenvoudig met uw smartphone. Selecteer de dictaphone en neem het gesprek op.
Aansluitend wordt deze geluidsopname in de Montr app geüpload en verwerkt. Hiervoor maakt u gebruik van een nieuw vraagtype ('audio') dat de beheerder eenmalig moet activeren in de vragenlijst zodat iedereen er gebruik van kan gaan maken.
Na het uploaden duurt het enkele minuten totdat het gespreksverslag is uitgewerkt. Hanteer hierbij de stelregel dat iedere 10 minuten gesprekstijd ongeveer 1 minuut aan verwerkingstijd vraagt. Het duurt dus ongeveer 6 minuten om een gesprek van een uur letterlijk uit te werken.
Dit ziet er als alsvolgt uit in de app:
Let hierbij nog wel op de volgende zaken:
De kwaliteit van de audio opname is bepalend voor de kwaliteit van de gesprekstranscriptie. Zorg er dus voor dat het opname apparaat dicht bij en tussenin de sprekers ligt.
Indien mensen slecht Nederlands spreken dan heeft dit onvermijdelijk invloed op de transcriptie. Het is dus altijd goed om het uitgewerkte gespreksverslag vervolgens door te lopen en waar nodig kleine wijzigingen door te voeren.
Het is ook belangrijk om de gesprekspartner er vooraf op te wijzen dat het gesprek wordt opgenomen en te vragen of men dit problematisch vindt.
Doordat het letterlijke gespreksverslag voor beide partijen beschikbaar komt bevordert dit de transparantie. Er kan op deze wijze achteraf ook nooit verschil van inzicht bestaan over hetgeen besproken is.
Wilt u deze functionaliteit ook gaan testen en/ of toepassen? Laat het ons weten, we helpen u graag met het inrichten hiervan in de vragenlijst. Neem hiervoor contact op via helpdesk@montr.nl