Wie kan deze functie gebruiken?
De functie Audio transcriptie is bedoeld voor iedereen die volledige gesprekken automatisch wil laten transcriberen, woord voor woord. In plaats van tijdens of na een gesprek handmatig uitgebreide aantekeningen te maken, kan het systeem gesproken dialogen automatisch omzetten naar geschreven tekst.
In veel situaties in het veld moeten adviseurs tegelijkertijd een gesprek voeren en dit documenteren. Dit kan het lastig maken om alle relevante details vast te leggen of om een natuurlijk gesprek te voeren met de persoon die wordt geïnterviewd. Audio Transcription helpt hierbij door automatisch een schriftelijke weergave van het gesprek te genereren.
AI speech-to-text technologie zet opgenomen audio om naar tekst, waardoor professionals zich kunnen concentreren op het gesprek in plaats van op het maken van uitgebreide aantekeningen. U profiteert hiervan door:
Meer volledige en nauwkeurige informatie vast te leggen
Minder tijd te besteden aan het uitwerken van rapportages na een bezoek
Betrouwbare documentatie van gesprekken te creëren
Audio transcriptie helpt adviseurs om meer tijd te besteden aan betekenisvolle gesprekken en minder tijd aan het schrijven van rapportages, terwijl belangrijke informatie correct wordt vastgelegd.
Let hierbij nog wel op de volgende zaken:
De kwaliteit van de audio opname is bepalend voor de kwaliteit van de gesprekstranscriptie. Zorg er dus voor dat het opname apparaat dicht bij en tussenin de sprekers ligt.
Indien mensen slecht Nederlands spreken dan heeft dit onvermijdelijk invloed op de transcriptie. Het is dus altijd goed om het uitgewerkte gespreksverslag vervolgens door te lopen en waar nodig kleine wijzigingen door te voeren.
Het is ook belangrijk om de gesprekspartner er vooraf op te wijzen dat het gesprek wordt opgenomen en te vragen of men hiermee instemt.
Doordat het letterlijke gespreksverslag voor beide partijen beschikbaar komt bevordert dit de transparantie. Er kan op deze wijze achteraf ook nooit verschil van inzicht bestaan over hetgeen besproken is.
Hoe gebruikt u deze functie?
Om gebruik te kunnen maken van de functie Audio transcriptie, moeten beheerders bij het opstellen van de vragenlijst een vraag van het type “Audio” toevoegen. Hierdoor wordt de functie beschikbaar voor gebruik.
Tijdens een onderzoek of gesprek kunnen verslaggevers het gesprek opnemen met hun smartphone of tablet via een willekeurige voice recorder. Zodra het gesprek is opgenomen, kan de gebruiker het audiobestand uploaden naar de Montr Rapportage-app, waarna het systeem automatisch een schriftelijke transcriptie genereert van wat er is gezegd.
Na het uploaden ontvangt de gebruiker een melding over de status van de upload. Het duurt enkele minuten voordat de transcriptie van het gesprek wordt gegenereerd. De verwerkingstijd bedraagt doorgaans - afhankelijk van de lengte van de opname - ongeveer 5 minuten per 20 minuten audiomateriaal. Door een hoge verwerkingsbelasting kan dit in sommige gevallen iets langer duren.
Zodra de transcriptie gereed is, ontvangt de gebruiker een melding per e-mail. Hieronder ziet u een voorbeeld van een dergelijke transcriptie in de Montr-app:
De consulent kan de transcriptie vervolgens controleren en indien nodig kleine aanpassingen direct in de app maken. Een transcriptie zal immers nooit volledig foutloos zijn en kan af en toe onjuist herkende woorden bevatten.
Daarna kan het document worden afgerond en omgezet naar een PDF-document. Dit document kan vervolgens eenvoudig worden gedeeld met de andere deelnemers aan het gesprek. De transcriptie kan ook worden gebruikt om als input te dienen voor het verder verwerken naar bijvoorbeeld een rapportage van bevindingen of een Wmo verslag.
Let op het volgende:
De kwaliteit van de audio-opname bepaalt de kwaliteit van de transcriptie. Zorg er daarom voor dat het opnameapparaat dicht bij en tussen de sprekers wordt geplaatst.
Als gesprekspartners slecht Nederlands spreken, zal dit onvermijdelijk invloed hebben op de transcriptie. Het is daarom altijd verstandig om het transcript na afloop te controleren en waar nodig kleine correcties aan te brengen.
Het is ook belangrijk om de gesprekspartner vooraf te informeren dat het gesprek wordt opgenomen en te vragen of zij hier bezwaar tegen hebben.
Omdat de letterlijke transcriptie beschikbaar wordt gesteld aan beide partijen, bevordert dit de transparantie. Op deze manier kan er achteraf geen misverstand ontstaan over wat er precies is besproken.
De technologie is gebaseerd op het zogeheten Whisper AI speech-to-text model. De implementatie is bovendien ontwikkeld met een sterke focus op privacy. De invoer (audio) wordt niet opgeslagen in het speech-to-text model en de audio wordt ook niet gebruikt om het model verder te trainen. Uiteraard vindt de transcriptie plaats binnen de EU.
Wilt u deze functionaliteit ook gaan testen en/ of toepassen? Laat het ons weten, we helpen u graag met het inrichten hiervan in de vragenlijst. Neem hiervoor contact op via helpdesk@montr.nl