Naar de hoofdinhoud

Handleiding voor de beheerder

Meer dan een maand geleden bijgewerkt

Welkom bij de Montr ReportX App handleiding voor beheerders. Dit document leidt u door de verschillende functies en instellingen die beschikbaar zijn voor beheerders binnen de Montr-applicatie. Deze handleiding is bedoeld om u te helpen de applicatie snel en effectief te configureren en te beheren.


1. Gebruikers

Er zijn verschillende soorten gebruikers die kunnen worden gegroepeerd in gebruikers voor applicatiebeheer / admin panel (montr.app/cms) en de gebruikers die de daadwerkelijke inspecties uitvoeren / rapportage met de PWA-versie van de applicatie (montr.app).

Voor het admin paneel zijn er twee soorten gebruikers:

  • Montr-beheerder, account voor het toevoegen van nieuwe organisaties. Dit is eigenlijk een organisatieaccount met andere instellingen dan een organisatiebeheerder. De Montr administrator zal de bedrijfsadministrators activeren en beheren. De Montr-beheerder heeft geen toegang tot de organisaties.

  • Organisatiebeheerder, een of meerdere accounts voor een specifieke organisatie. Een organisatiebeheerder kan slechts aan één organisatie worden toegewezen.

Voor de rapportage-applicatie zijn er ook drie soorten gebruikers:

  • Adviseur - de gebruiker die de rapportage uitvoert met de applicatie. Een reporter heeft alleen een relatie met zijn of haar eigen onderzoeken en projecten waaraan hij of zij is toegewezen. Een reporter kan aan meerdere organisaties worden toegewezen.

  • Adviseur met projectbeheerderrol - ook met adviseursrechten (kan onderzoeken creëren en uitvoeren) maar heeft een overzicht van alle onderzoeken. Kan onderzoeken toewijzen en opnieuw toewijzen en kan, afhankelijk van de projectinstellingen, worden toegewezen als beoordelaar. Dit wordt ingesteld op projectniveau. Dus een gebruiker kan een adviseur zijn in project A en projectbeheerder in project B.

  • Adres/ onderzoeksobject is soms ook een gebruiker van de applicatie, bijvoorbeeld wanneer de zelfinspectievragenlijst is geselecteerd. De geadresseerde vult dan zelf de vragenlijst in. Er is ook de optie om het onderzoeksresultaat (PDF) te delen met het deze persoon, waar hij of zij het onderzoek kan downloaden via een link die doorverwijst naar de applicatie.


2. De beheerders, organisatie aanmaken

Een nieuwe organisatie wordt aangemaakt door de Montr-beheerder. Hij/zij is verantwoordelijk voor het aanmaken van een nieuwe organisatie. Bij het aanmaken van deze nieuwe organisatie worden enkele belangrijke items geconfigureerd. Allereerst wordt het logo geüpload en de kleur van de zijbalk geselecteerd.

Daarna worden de specifieke bedrijfsinstellingen ingesteld:

  1. Is het gebruik van projecten toegestaan?

  2. Is twee-factor-authenticatie (2FA) vereist?

  3. Is de SMS-functionaliteit ingeschakeld?

  4. Wat voor type organisatie? Standaard is de reguliere organisatie.

  5. De organisatiebeheerders instellen.

Zodra de organisatiebeheerder wordt aangemaakt, worden zijn/haar rechten gedefinieerd - afhankelijk van de verstrekte rol in het bedrijf en de benodigde rechten kan de Montr-administrator hen toegang geven tot specifieke pagina's.

Overzicht Organisatiebeheerder

Na het aanmaken van de organisatie en de organisatiebeheerder kan de inrichting van applicatie beginnen. Het start met inloggen op www.montr.app/cms - het beheergedeelte van de applicatie. Na het inloggen staan de snelmenu-items bovenaan, het buildnummer (versie) staat onder het Montr-logo in het dropdownmenu rechtsboven:


3. Vragenlijsten maken

De vragenlijst is een van de belangrijkste bouwstenen van de applicatie. Bij het configureren van een organisatie is een van de eerste taken van de organisatiebeheerder het aanmaken van een vragenlijst. De vragenlijsten kunnen worden ingevoerd via een snelle link in het bovenste menu van de applicatie of via een dropdownmenu.

De eerste stap is om de vragenlijst een naam te geven en het rapport een titel te geven, en vervolgens het type vragenlijst te selecteren:

  • Normaal - bevat Reguliere of Slimme Secties, Samenvatting, Gewone Tekst Sectie en Rapport Voorpagina & staat gebruikers toe om eigen vragen toe te voegen

  • Brief - bevat Reguliere of Slimme Secties, Samenvatting en Rapport Voorpagina & staat gebruikers toe om eigen vragen toe te voegen die in een specifieke tekst kunnen worden opgebouwd en brieven genereren

  • Sjabloon - bevat Reguliere of Slimme Secties, Samenvatting, Gewone Tekst Sectie en Rapport Voorpagina & staat gebruikers toe om eigen vragen toe te voegen die in een specifieke tekst kunnen worden opgebouwd en rapporten genereren

Na het maken van de vragenlijst wordt een eerste weergave getoond:


Om vragenlijsten te kunnen bewerken, gelieve de bewerkingsmodus in te voeren via de knop Vragenlijst bewerken. Belangrijke opmerking: Na het aanbrengen van wijzigingen is het belangrijk om af te ronden met de laatste stap 'alle wijzigingen toepassen', anders worden de wijzigingen in de vragenlijst niet opgeslagen. Vragenlijsten bestaan uit meerdere soorten stappen (secties):

Samenvatting sectie

Dit is het laatste deel van het onderzoek en biedt nog enkele belangrijke functies. Hier kan de beheerder bepalen of en hoeveel handtekeningen vereist zijn, de volgorde en of de handtekening(en) verplicht is/zijn.

Een specifiek element is de disclaimer sectie (tekstveld bovenaan). Dit wordt ook weergegeven in de afsluitsectie en wanneer geselecteerd, wordt de tekst in het tekstvak ook weergegeven in het PDF-rapport. De disclaimer kan verplicht worden gesteld, wanneer dit is gedaan, moet de reporter een vakje aanvinken in de vragenlijst dat het inspectiedoel de disclaimertekst goedkeurt.

Reguliere sectie

Bij het aanmaken van een nieuwe stap is de eerste optie om de titel op te geven (kan later worden gewijzigd) en de tweede is om te bepalen of het een reguliere sectie of een slimme sectie is.

Na het creëren van de (reguliere) sectie is de volgende fase van creatie het toevoegen van de vragen, de vragen worden stappen genoemd. De configuratie van deze stappen biedt meerdere mogelijkheden in termen van configuratie van de sectie:

  • De sectienaam kan worden gewijzigd.

  • Er is een optie om de sectie -ongeacht de volgorde in de vragenlijst- als de eerste sectie in het PDF-rapport weer te geven.

  • Het is mogelijk om een instructietekst voor elke sectie te presenteren.

Wanneer de optie om een stap toe te voegen aan de rechterkant wordt aangeklikt, worden de stapopties weergegeven. De eerste optie bovenaan is om specifieke bijlagen aan deze stap (vraag) toe te voegen. Dit kan een handleiding of een afbeelding zijn.

Daarna kan de vraag zelf worden toegevoegd. Hieronder is er ook de optie om een aanvullende instructietekst toe te voegen.

Er kan een onbeperkt aantal stappen aan een sectie worden toegevoegd. De vraagtypes worden later in dit document besproken. De volgorde van de stappen kan altijd worden gewijzigd.

Elke stap biedt automatisch een extra tekstvak en de optie om een of meer afbeeldingen aan de vraag toe te voegen.

Er is een optie om stappen te kopiëren uit andere secties, zodat je vragen die in verschillende secties herhaalbaar zijn snel kunt kopiëren.

Smart-sectie

Het verschil met een reguliere sectie is dat de slimme sectie de mogelijkheid biedt om scores te genereren op basis van de meerkeuze-antwoorden. Bij het maken van een slimme vragenlijst begint het met een overzicht van hoe de sectie moet worden genoemd, welke meeteenheid moet worden geselecteerd (minuten, uren, valuta, enz.), hoe deze eindscore in het rapport moet worden weergegeven (Het totale resultaat van de vragenlijst is een score van <Final Score> <Measurement Unit>.) en de laatste optie of en hoe de eindscore moet worden afgerond.

Na het maken van de slimme sectie presenteren de meerkeuze-antwoorden de verplichte optie om de score toe te voegen die gerelateerd is aan het meerkeuzeantwoord. Deze score wordt niet weergegeven in het overzicht van de vragenlijst van de reporter. De totale score wordt getoond in de samenvatting. In het overzicht van de vragenlijst in het beheerpanel worden de scores ook weergegeven met de slimme sectie. Een vragenlijst kan meerdere slimme secties bevatten.

Tekst sectie

Deze sectie wordt gebruikt om specifieke tekst en/of informatie in het PDF-rapport toe te voegen. De toegevoegde tekst wordt niet weergegeven in het overzicht van de vragenlijst van de reporter, noch in de afdruksectie of samenvattingssectie. De tekst van de gewone sectie wordt alleen weergegeven in het PDF-rapport op basis van de volgorde van de secties in de vragenlijst. De tekst kan worden aangepast (optie 'gewone tekst'):

Verslag voorpagina - sectie

Er is ook de optie om een voorpagina aan het verslag/rapport toe te voegen. Deze voorpagina kan op twee verschillende manieren worden geconfigureerd (brief en aangepast). De standaardinstelling van het type voorpagina is dat er geen configuratie voor de voorpagina is.

Belangrijke opmerking: er is tot nu toe geen verdere preview of optie om deze sectie te bewerken.

De eerste optie is de brief. Deze optie wordt gebruikt als een introductiebrief bij het rapport. Het geeft de beheerder de mogelijkheid om een brief te configureren met bedrijfslogo, adresinstellingen, aanhef, enz. Zie de verschillende opties hieronder:

De andere optie is om een aangepast startpagina toe te voegen.

Overige aandachtspunten
De titel van elke vragenlijst kan ook worden gewijzigd, er is ook de optie om de naam van het rapport te veranderen (standaard is dit ingesteld als de titel van de vragenlijst). Zie onderstaande screenshot:

Belangrijke mede

deling: Na het aanbrengen van wijzigingen is het belangrijk om de laatste stap 'alle wijzigingen toepassen' te voltooien, anders worden de wijzigingen in de vragenlijst niet opgeslagen.

Na het aanmaken van de vragenlijst is het altijd mogelijk om wijzigingen, updates enz. aan de vragenlijst aan te brengen. Houd er rekening mee dat na het bijwerken van de vragenlijst alleen de onderzoeken die na de update zijn gemaakt deze nieuwe versie zullen gebruiken. Onderzoeken die vóór de update van de vragenlijst zijn gemaakt, zullen niet veranderen.


5. Vraagtypen

Wanneer de vragenlijst en een sectie zijn aangemaakt, is de volgende stap het toevoegen van de vragen aan de sectie. Wanneer de optie ‘voeg vraag toe’ is geselecteerd, kan er een nieuwe vraag aan de sectie worden toegevoegd:

Er zijn meerdere functies per vraag.

  • Er is de optie om bijlagen (PDF, afbeeldingen enz.) aan deze vraag toe te voegen. Meestal gebruikt voor het toevoegen van instructies of documentatie. Deze bijlage wordt enkel getoond in de app en is niet zichtbaar in de eindrapportage.

  • Er kan daarnaast een instructietekst aan iedere vraag worden toegevoegd.

  • Er is ook de optie om deze vraag ‘verplicht’ te maken. Dit betekent dat deze beantwoord moet worden, anders kan het onderzoek niet worden voltooid.

  • Er is een optie om vragen te kopiëren van andere secties in het geval dat uw vragen herhaalbaar zijn in verschillende secties, kunt u ze snel kopiëren.

  • En er is de optie om het vraagtype te selecteren:

Tekst

Dit is het standaard vraagtype waarmee de reporter tekst kan toevoegen (of gebruik kan maken van spraak-naar-tekst functionaliteit). Er is geen harde limiet aan de hoeveelheid tekst die een gebruiker aan dit vraagtype kan toevoegen.

Meerkeuze

Deze vraag kan worden geconfigureerd met een onbeperkt aantal meerkeuze-antwoorden (antwoordopties). Er is ook de mogelijkheid om een minimum en/of maximum aantal vereiste antwoorden in te stellen.

Tabel

Een andere optie is om een tabel aan een vraag toe te voegen, een handige optie wanneer bijvoorbeeld een groter aantal gegevens moet worden ingevoerd voor een specifieke vraag. Meerdere rijen en koppen kunnen worden toegevoegd (gebruik + teken) of verwijderd (gebruik x teken).

Datum / Alleen datum

Er is ook de optie om een vraag te creëren waarbij de gebruiker de datum en tijd (of alleen de datum) kan toevoegen wanneer een eigenschap bijvoorbeeld moet worden ingevoerd, of een specifieke datum kan selecteren wanneer een aanvraag moet worden uitgevoerd.

Zie onderstaande screenshot hoe dit in de app getoond wordt:

Persoonlijke gegevens

Met deze optie is het mogelijk om een of meerdere velden met uit te vragen persoonsgegevens aan de vragenlijst toe te voegen (gebruik + teken). Er is ook de mogelijkheid om via een foto van een ID bewijs en AI-herkende velden persoonsgegevens uit te lezen en direct te vullen.

Audio

Dit vraagtype biedt spraak-naar-tekst vertalingen van geüploade audio gesprekken met sprekers allocatie.


6. Vragen koppelen

De optie om vragen met elkaar te koppelen is geïntroduceerd om te voorkomen dat adviseurs gegevens/antwoorden voor soortgelijke vragen meer dan eens moeten invullen. In sommige vragenlijsten zijn er soortgelijke vragen in verschillende secties. Door deze vragen te ‘koppelen’ wordt het antwoord van vraag A ook automatisch ingevuld in vraag Z wanneer beide vragen zijn gekoppeld. Belangrijke voorwaarde is dat beide vragen vergelijkbaar zijn in tekst en antwoordopties (wanneer meerkeuze). Het is ook mogelijk om te koppelen met een slimme sectie. In dat scenario wordt het resultaat van de slimme sectie weergegeven in de gekoppelde vraag.

De optie om vragen te koppelen is alleen mogelijk na het aanmaken en opslaan van de vraag. Bij het aanbrengen van een wijziging aan een reeds bestaande vraag wordt de optie om te koppelen zichtbaar, zie onderstaande screenshots - selecteer de optie ‘verbonden resultaat toevoegen’. Selecteer de vraag of de (resultaat van) slimme sectie waarmee moet worden gekoppeld.


7. Resultaten

De resultaatsectie in het adminpanel toont een overzicht van voltooide onderzoeken gegroepeerd per vragenlijst:

Na selectie van de vragenlijst wordt een overzicht van voltooide rapporten weergegeven, gegroepeerd op datum:

Klik op een onderzoek en de optie aan de rechterkant (boven) is er om het rapport te downloaden:


Er zijn meerdere manieren waarop adressen worden aangemaakt. Ze kunnen worden aangemaakt door adviseurs, ze kunnen worden aangemaakt door een bestand te uploaden en ze kunnen worden aangemaakt door de organisatiebeheerder. De exacte instelling van het adres (welke adresgegevens) wordt geconfigureerd in de organisatie-instellingen.

Een organisatiebeheerder kan handmatig een adres toevoegen - selecteer de optie ‘adres creëeren’. Na het aanmaken van het adres moet het nog steeds worden gekoppeld aan een project (wanneer de projectinstelling is geconfigureerd). Dit moet worden gedaan in de projectinstellingen.

De andere optie is om een excel-bestand met inspectiedoelen te importeren. Tot 300 inspectiedoelen kunnen in één keer worden geüpload. Selecteer hiervoor de optie ‘upload bestand'.


Zowel de adviseur (wanneer toegestaan in de organisatie-instellingen) als de organisatiebeheerder kunnen onderzoeken aanmaken. De organisatiebeheerder kan ook rapportages voor de adviseurs aanmaken. Voordat het rapportage wordt aangemaakt, moet de organisatiebeheerder ervoor zorgen dat nieuwe adressen ook zijn toegewezen aan het juiste project.
Wanneer de organisatiebeheerder de optie rapportage selecteert, op de knop ‘onderzoek aanmaken’ klikt en een naam voor de rapportage opgeeft, worden de verschillende selecteeropties weergegeven:

Wanneer alle items zijn geselecteerd, kan het onderzoek worden aangemaakt. Let op dat alle items verplicht zijn voor het aanmaken van het onderzoek, behalve de datum/tijd optie.

Er is ook de optie om een ‘dossier’ van meerdere voltooide rapportages te genereren en één PDF van meerdere rapportages te maken. Selecteer hiervoor de knop ‘Creëer dossier’ aan de rechterbovenkant van rapportage overzichtspagina.

Virtueel huisbezoek

Voor de adviseurs is er ook de optie om een ‘virtueel onderzoek’ aan te maken, deze functie stelt de adviseur in staat om een persoon uit te nodigen om een link per e-mail te ontvangen die de applicatie opent zodat deze op zijn of haar smartphone/tablet wordt gestart. Hij of zij wordt dan gevraagd om de vragenlijst in te vullen (en deze af te ronden). Na elke stap wordt de vragenlijst gesynchroniseerd en kan de verslaggever zien welke vragen zijn beantwoord (de adviseur kan de vragenlijst niet zelf bewerken). Deze ‘zelfinspectie optie’ wordt gepresenteerd bij het aanmaken van een onderzoek:

Wanneer geselecteerd, wordt de URL en de 2FA SMS-code weergegeven. Wanneer de optie ‘videobellen’ is geselecteerd voor zowel de betreffende persoon als de adviseur, verschijnt er een videoscherm na het openen van het onderzoek. Het is hierbij van belang dat de video pas start als de betrokkene middels de eerste vraag toestemming heeft gegeven dat er een videoverbinding wordt gestart. Er kan ook een transcriptie van het gesprek worden aangeleverd.


De adviseurs worden beheerd door de organisatiebeheerder. Nieuwe adviseurs kunnen worden toegevoegd. Wanneer ze worden toegevoegd, ontvangen ze onmiddellijk een e-mail met een verzoek en een link om hun wachtwoord in te stellen. De gebruikersnaam is altijd het e-mailadres. Een mobiel telefoonnummer is verplicht wanneer 2FA is ingesteld bij het aanmaken van de organisatie.

Bestaande adviseurs kunnen worden bijgewerkt, verwijderd of de link voor het resetten van het wachtwoord kan worden verzonden in de adviseurssectie:


11. Rapportage goedkeuring & adviseurs wijzigen

In de projectinstellingen kan de organisatieadministrator bepalen of een rapporteur goedkeuring moet aanvragen voor een afgerond onderzoek. Wanneer de optie is geactiveerd, ontvangt de beoordelaar (ook een projectbeheerder) een verzoek om een onderzoek te beoordelen. Wanneer de beoordelaar een onderzoek opent dat beoordeeld moet worden, verandert de status in 'onder beoordeling'. De beoordelaar kan het onderzoek goedkeuren of afwijzen.

Daarna kan de adviseur het onderzoek (na goedkeuring) in de samenvattingssectie afronden of wijzigingen aanbrengen en opnieuw om beoordeling vragen.

De beoordelaar is de projectbeheerder met de oranje kleur. Deze kleur wordt ingesteld na het selecteren van de projectbeheerder; wanneer je op Ja drukt, wordt de kleur ingesteld op oranje (projectbeheerder met beoordelingsrol), of druk op Nee en de kleur wordt ingesteld op blauw, wat betekent dat de projectbeheerder rol (geen beoordelaar). Het is een verplichte instelling om ten minste één projectadministrator met beoordelingsrol te hebben, zelfs wanneer er geen adviseur is die beoordeeld moet worden.

De selectie van de adviseurs met het project biedt de mogelijkheid om hen te selecteren voor beoordeling. Bij het toevoegen van een adviseur aan een project worden meerdere rollen binnen het project weergegeven:

De rode gekleurde sectie is voor de adviseur wiens rapporten altijd goedgekeurd moeten worden door de beoordelaar. De groene optie is voor adviseurs die zelf kunnen bepalen of ze goedkeuring voor hun rapport van een beoordelaar moeten aanvragen. De grijze optie is geselecteerd wanneer geen rapportgoedkeuring vereist is.

Wanneer het rapport is beoordeeld, worden de naam van de beoordelaar en de datum van beoordeling altijd weergegeven in het PDF-rapport.

Een adviseur wijzigen van een al gestart of afgerond onderzoek is ook mogelijk. Dit kan worden gedaan door bedrijfsadministrators en projectbeheerders. Het is eenvoudig en rechttoe rechtaan: open het onderzoek en selecteer de optie ‘Adviseur opnieuw toewijzen’:

Na het klikken op de knop kan de administrator selecteren aan welke adviseur het onderzoek opnieuw moet worden toegewezen:

Na het opnieuw toewijzen van het onderzoek ontvangen beide adviseurs een bericht. Voor de eerste adviseur een e-mailbericht dat zijn/haar onderzoek door administrator X is gewijzigd naar adviseur Y. En ook de adviseur aan wie het onderzoek is toegewezen ontvangt een e-mailbericht.

De applicatie biedt ook de mogelijkheid om SMS-berichten en automatische telefoongesprekken naar adviseur te sturen. Deze kunnen bulkberichten zijn, of gericht op specifieke medewerkers. Berichten kunnen vooraf worden geconfigureerd.

Het is belangrijk dat deze optie wordt geselecteerd wanneer de applicatie wordt ingericht. Berichten kunnen worden verzonden vanuit het adminpanel. Vooraf gedefinieerde berichten kunnen worden geconfigureerd in de bedrijfsinstellingen.


Met projecten kunnen zowel administrators als adviseurs het werk organiseren. Het helpt om een overzicht te behouden van het lopende werk en zorgt er ook voor dat alleen de mensen die toegang tot informatie zouden moeten hebben, toegang krijgen. Projecten worden aangemaakt door de organisatiebeheerder, hetzelfde geldt voor de selectie van de projectbeheerders. De organisatiebeheerder zal het project aanmaken en configureren:

Elk project kan verschillende instellingen hebben. In een project worden de vragenlijsten, adviseurs en inspectiedoelen gegroepeerd. Meerdere vragenlijsten en adviseurs kunnen aan een project worden toegewezen. De optie ‘verslag delen’ betekent dat het eindrapport ook kan worden gedeeld met het onderwerp van onderzoek (of andere collega's), de SMS-herinnering betekent dat het betreffende persoon (12 en 24 uur van tevoren) een SMS-herinnering ontvangt dat er een onderzoek is gepland. Uiteraard alleen wanneer een datum en tijd zijn ingesteld wanneer het onderzoek is gepland. Auto-delete-instellingen kunnen ook specifiek voor een project worden geconfigureerd.

Een of meer adviseurs kunnen worden aangesteld als 'projectbeheerders', wat betekent dat ze zijn aangesteld als beheerders van dit project en dat ze:

  • Een overzicht hebben van alle onderzoeken

  • Wijzigingen aan het project kunnen aanbrengen

  • Adviseurs kunnen (de)toewijzen

  • Managementrapportages kunnen genereren

  • Kunnen selecteren of verslagen kunnen worden doorgestuurd naar het onderwerp van onderzoek

  • Bepalen wanneer voltooide onderzoeken en adressen zullen worden verwijderd

De projectinstellingen worden weergegeven in het overzicht dat wordt gepresenteerd in de navigatie van de rapportage-applicatie 'projectbeheer'.

Uitgebreide projectinstellingen worden gebruikt voor projecten die bijvoorbeeld gericht zijn op een enkel bedrijf of andere entiteit waarvoor meerdere verschillende onderzoeken zullen worden uitgevoerd. Door het invoeren van de KVK nummer worden de details van een specifieke organisatie opgehaald uit het handelsregister (Kamer van Koophandel).


Zowel organisatiebeheerders als projectadministrators kunnen managementrapporten genereren. Dit zijn xls- en csv-bestanden met verschillende overzichten. Bijvoorbeeld een overzicht van rapporten (en tijd per rapport) per werknemer, of een overzicht per vragenlijst of een overzicht van onderzoeken voor een specifieke tijdsperiode.


Herinneringen versturen

Wanneer verslaggevers het onderzoek binnen een specifieke tijdsperiode na creatie moeten afronden, kan er een herinnering worden ingesteld. Dit zal de verslaggever informeren over het feit dat het onderzoek nog niet is afgerond. De standaardinstelling is nul, wat betekent dat er geen herinnering zal worden verzonden.

Automatisch verwijderen

Om te voldoen aan de AVG is het belangrijk om juiste voorwaarden voor verwijdering van persoonlijke en/of andere informatie toe te passen. De applicatie werkt op een manier dat voltooide onderzoeken na een periode van X tijd worden ingesteld voor verwijdering uit de database. Na het verwijderen van het onderzoek kan een tweede instelling worden toegepast, verwijdering van het adres/ persoon. Deze kan alleen worden verwijderd wanneer er geen onderzoek is gekoppeld. De standaardinstelling voor automatisch verwijderen is nul, wat betekent dat er niets zal worden verwijderd. De maximale termijn is 999 dagen. Vergeet na het instellen van het aantal dagen niet op opslaan te drukken.

Kaartselectie

In de app (PWA) is er de mogelijkheid om twee soorten kaarten weer te geven met een overzicht van (I) adressen en (II) met onderzoeken. Beide kaarten, of slechts één, kunnen worden weergegeven. De kaart opent in het midden van de cirkel met alle kaartlocaties. Op deze kaart is het ook mogelijk om onderzoeken/ inspectiedoelen te verwijderen. Kaarten zijn alleen zichtbaar voor de adviseurs.

Meerdere bedrijven

Een adviseur kan deel uitmaken van meerdere organisaties. Dit biedt het voordeel dat deze meerdere 'apps' (organisaties) kan gebruiken voor totaal verschillende inspectieactiviteiten. Om dit mogelijk te maken, activeer deze optie.

Na deze selectie kan de bedrijfsbeheerder al aangemaakte gebruikers uitnodigen om zich bij deze organisatie aan te sluiten.

Toestemming om adressen toe te voegen

De bedrijfsbeheerder kan beslissen of het mogelijk is voor verslaggevers om zelf nieuwe inspectiedoelen (aan de projecten) toe te voegen.

Adressen & onderzoeken verwijderen

De bedrijfsbeheerder kan ook beslissen of de adviseurs toestemming hebben om adressen en/of onderzoeken te verwijderen. Natuurlijk kan de bedrijfsbeheerder zelf altijd onderzoeken en adressen verwijderen.

Toestaan van spraak naar tekst

Met deze instelling kan worden besloten of het gebruik van de spraak naar tekst/ tekst naar spraak API (Google) is toegestaan.

Het gebruik van deze API maakt meerdere functies mogelijk, zie onderstaande schermafbeelding van de app:

  • Nederlandse tekst (vraag) naar spraak in elke geselecteerde taal <blauwe pijl>

  • Spraak (geselecteerde taal) naar tekst (spraak annoteren) <groene pijl>

  • Vertaal tekst (niet-Nederlands) naar het Nederlands <rode pijl>

Verplichten van SSO-gebruik

Het is mogelijk om de Montr-app te verbinden met de Azure Directory (SAML) van het bedrijf. Wanneer dit is gedaan en adviseurs en beheerders toestemming hebben in de organisatie active directory om met de Montr te werken, kunnen ze de knop 'aanmelden met Microsoft' gebruiken voor inloggen. Het kan worden gebruikt voor zowel adviseur als beheerder.
Wanneer de optie is geselecteerd om af te dwingen, kan de gebruiker alleen aanmelden met SSO. 'Nee' is de standaardinstelling.

Verslag generatie

Deze instelling bepaalt of de adviseur zelf het rapport kan genereren/downloaden na het voltooien van het onderzoek. De bedrijfsbeheerder kan altijd onderzoeken aanmaken/downloaden.

Verslag configuratie

De exacte lay-out van het rapport (PDF) kan hier worden geconfigureerd. Deze instellingen zijn van toepassing op alle vragenlijsten van een organisatie.

SMS-herinneringen voor geplande onderzoeken

Wanneer de SMS-herinneringen zijn ingesteld in de projectinstellingen (door de projectbeheerder), kan het bericht dat zal worden gebruikt voor het verzenden van de e-mailherinnering van de aankomende afspraak aan de betreffende persoon hier worden geconfigureerd. De e-mailherinnering zal 12 en 24 uur voor de start van het geplande onderzoek/afspraak worden verzonden (tijd en datum moeten worden geselecteerd bij het aanmaken van het onderzoek).

SMS-berichten van organisatiebeheerder naar adviseurs

Met deze instellingen worden de SMS-berichten/geautomatiseerde telefoongesprekken die naar werknemers kunnen worden verzonden, geconfigureerd. Het is mogelijk om meerdere berichten toe te voegen.

Configurator voor adresvelden

Elke organisatie kan zelf selecteren welke adresvelden worden gebruikt. Gewoonlijk naam, adres enz. Maar ook andere objecten of bedrijven kunnen een inspectiedoel zijn. Wanneer andere velden vereist zijn, kunnen deze op verzoek door Montr worden toegevoegd. De verschillende velden kunnen worden geselecteerd, als verplicht worden ingesteld en ook in de juiste volgorde worden gesleept.

Instructie

De laatste optie is het instructiesymbool dat kan worden toegevoegd op een paar belangrijke pagina's (startscherm, overzicht van onderzoeken, zelfinspectievragenlijst) in de applicatie. Dit wordt gebruikt om de gebruiker door te verwijzen naar een nieuw tabblad met instructies (URL).

De gebruiker in de verslaggever/zelfinspectievragenlijst zal een klikbare ‘hand’ zien die doorverwijst naar een nieuw tabblad met de opgegeven URL:


Tot slot

Deze handleiding biedt een overzicht van de belangrijkste functies en instellingen die beschikbaar zijn voor beheerders in de Montr Rapportage-applicatie. Gebruik deze gids om de applicatie te configureren om aan de behoeften van uw organisatie te voldoen en een efficiënte beheer van rapportage- en onderzoeksprocessen te waarborgen.

Voor verdere hulp kunt u de in-app hulpbronnen raadplegen of contact opnemen met de Montr-ondersteuning: helpdesk@montr.nl of +31 70 22 11 993 of gebruik de in-app chat.

Dit document is ontworpen om duidelijk en uitgebreid te zijn, zodat beheerders de Montr Rapportage-applicatie effectief kunnen beheren. Als u verdere hulp nodig heeft of suggesties voor verbetering of vragen heeft, neem dan gerust contact op.

Was dit een antwoord op uw vraag?